Symposium 2003 — Un succès retentissant!

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Bulletin de l'ICC, n^o 32, novembre 2003

Symposium 2003 — Un succès retentissant!

par Jane L. Down, scientifique principale en conservation, et Joe Iraci, scientifique en conservation, Division de la recherche sur les matériaux et les méthodes de restauration

Symposium 2003 - La préservation des documents électroniques : Information récente et prise de décisions a eu lieu à Ottawa, du 15 au 18 septembre 2003. Présenté conjointement par l'Institut canadien de conservation (ICC), Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et le Réseau canadien d'information sur le patrimoine (RCIP), ce symposium a été organisé en authentique partenariat. En effet, chacun des organismes hôtes a fait sa part et contribué son expertise particulière. L'effet synergique de cette relation, un programme passionnant et plusieurs activités spéciales ont valu à tous, participants comme organisateurs, une expérience très agréable et réussie.

Il s'agit du plus gros symposium que l'ICC ait jamais organisé, avec plus de 350 délégués inscrits. De ce nombre, 85 % venaient du Canada, 10 % des États-Unis, et les autres, de divers pays, y compris l'Autriche, les Bermudes, les îles Caïmans, Cuba, la France, l'Italie, la Malaisie, le Mexique, les Pays-Bas, la Nouvelle-Zélande, Taiwan et le Royaume-Uni.

Programme

Le programme offert aux délégués de Symposium 2003 sortait un peu des sentiers battus. En effet, plutôt que de présenter une série de sujets sans lien particulier entre eux, les séances portaient sur des domaines qui avaient un rapport structuré les uns aux autres. Ainsi, toutes les questions relatives à la préservation des documents électroniques ont pu être traitées selon un ordre logique, du premier au dernier conférencier. Les sujets discutés incluaient non seulement les supports de préservation, mais aussi les questions à traiter avant de se demander quelle est la durée de vie d'un document électronique. [Nota : Pour les fins de ce symposium, le terme « document électronique » a été utilisé pour désigner un large éventail de documents, comme les enregistrements audio et vidéo sous forme analogique ou numérique et les fichiers de données tels que les textes, les tableurs, les courriels, etc.]

Le programme a pris la forme d'un arbre de décision qui a d'abord été formulé par le comité de programme et raffiné ensuite par Tom Strang, de l'ICC, et Bruce Walton, de BAC. Les choix les plus importants que doit faire une institution et les décisions clés qu'elle doit prendre au moment de penser à l'acquisition et à la préservation des documents électroniques a mené à l'établissement de cinq catégories principales de séances : Évaluation des documents électroniques; Authenticité des documents électroniques; Élaboration d'une stratégie de préservation des documents électroniques et Connaissance des supports. Cette approche a été soulignée dans la demande de communications, et plus de 45 résumés ont été soumis. Grâce à la structure du programme en arbre de décision, le processus de sélection a été très précis. Le programme final a consisté en 29 communications, de six pays : le Canada (14); les États-Unis (8); l'Australie (3); le Royaume-Uni (2); la France (1) et l'Allemagne (1). En plus du programme principal, quatre affiches qui cadraient avec la structure du programme furent également présentées (une du Canada, deux des États-Unis et une de la France).

Un autre objectif du programme consistait à présenter une grande variété de petites à moyennes institutions comprenant non seulement des archives et des bibliothèques, mais aussi des institutions culturelles telles que des musées qui doivent conserver des documents électroniques. Les musées, par exemple, incluent souvent de l'art vidéo dans leurs collections, mais les besoins de ces documents électroniques sont bien différents de ceux qu'on retrouve habituellement dans les archives et les bibliothèques. Ainsi, la liste des conférenciers comprenait plusieurs personnes du monde muséal.

Enfin, il était important que le programme comprenne des histoires de cas qui illustrent ce que diverses institutions ont fait ou font concrètement pour préserver leurs documents électroniques. La discussion des stratégies de préservation est certes importante, mais le fait de connaître des stratégies qui sont mises en œuvre et qui fonctionnent dans une situation réelle permet d'obtenir de l'information utile et d'avoir des modèles à suivre. Parmi les cas présentés, il y a eu la préservation des enregistrements sonores des aînés autochtones des Territoires du Nord-Ouest, au Canada, la préservation des fichiers de l'ordinateur du poète américain Robert Creeley et la mise en application de la stratégie VERS pour les documents électroniques de l'État de Victoria, en Australie.

Les histoires de cas ont sans doute été les éléments les plus utiles dans un programme où chacun pouvait trouver son compte.

Activités spéciales

En plus du programme officiel, plusieurs activités spéciales ont été intégrées au symposium, y compris « À la sauvegarde de votre patrimoine : Comment préserver vos films, CD, cassettes et autres documents électroniques », un après-midi spécial offert au grand public (voir le lien).

Après les séances de la première journée, tous les délégués ont été invités à une réception d'accueil offerte par BAC à laquelle plusieurs dignitaires des institutions hôtes ont assisté. En plus des mots de bienvenue de Ian Wilson, archiviste national, et de Roch Carrier, administrateur général de la Bibliothèque nationale, l'invité spécial, l'honorable Laurier Lapierre, sénateur, a fait un discours divertissant. Dans cette atmosphère de détente, tout le monde a pu circuler et faire connaissance.

Plusieurs visites ont été proposées tout au long de la semaine. Chaque jour, à l'heure du midi, les délégués avaient la possibilité de visiter le Studio des enregistrements sonores de la Division de la musique de BAC, qui est le dernier cri de la technologie actuelle. C'était un des éléments forts du symposium, et tous ceux qui ont fait cette visite en sont revenus très impressionnés. Le mercredi après-midi a été réservé exclusivement aux visites, avec le choix entre le Centre de préservation de Gatineau du BAC, les réserves du matériel électronique du Musée des sciences et de la technologie du Canada, les installations de restauration du Musée des beaux-arts du Canada et un service de récupération des données chez Tunstall & Tunstall Inc. Comme les délégués ne pouvaient faire qu'une visite dans l'après-midi, ils ont beaucoup discuté de leurs expériences respectives ce soir-là, au gala qui a eu lieu au Musée canadien des civilisations.

Une réception au salon de la Rivière offerte par l'ICC a ouvert la soirée de festivités, suivie immédiatement par un banquet dans la Grande Galerie, un site spectaculaire offrant une vue imprenable sur des mâts totémiques, les édifices du Parlement et la rivière des Outaouais. Charles Costain, directeur par intérim de l'ICC, a été le maître de cérémonies. Après un délicieux dîner, la conteuse autochtone Louise Profeit-Leblanc a présenté un autre point de vue sur la préservation de la tradition orale (c'est-à-dire par la transmission d'un conteur à l'autre au fil des siècles). Un spectacle de musique par le Mick Armitage Band et une soirée dansante complétaient les activités.

Le dévoilement d'une merveilleuse nouvelle exposition sur la préservation des documents électroniques a constitué un autre moment fort du symposium. Créée par le Musée des sciences et de la technologie du Canada et l'ICC, cette exposition a été présentée toute la semaine. Elle est maintenant retournée au Musée des sciences et de la technologie du Canada où on pourra la voir pendant plusieurs mois, après quoi elle sera transportée vers diverses institutions hôtes un peu partout au pays.

Un petit salon commercial où exposaient B.F.B. Sales Limited, l'Institut canadien de microreproductions, Crowley Micrographics Inc. et Carr McLean Limited a terminé les activités de la semaine. Le Trust pour la préservation de l'AV du Canada et tous les partenaires organisateurs avaient également des kiosques et du personnel au salon commercial pendant la semaine.

Conclusion

Somme toute, les principaux objectifs du symposium ont été atteints. Les délégués sont repartis avec une vue d'ensemble des grandes questions relatives à la collection et à la préservation des documents électroniques de même qu'une connaissance des problèmes auxquels se heurtent d'autres institutions ainsi que de la manière dont ils les résolvent.

Quant à nous de l'ICC, l'organisation de ce symposium nous a confortés dans notre conviction au sujet de la valeur des partenariats avec d'autres institutions. Cette activité comportait de nombreux aspects et la réussite de chacun d'eux a été le résultat de la collaboration entre les partenaires organisateurs et leurs nombreux bénévoles qui ont été si généreux de leur temps.

Tous ceux qui étaient présents se souviendront de Symposium 2003.

Le comité organisateur de Symposium 2003 aimerait remercier les entreprises suivantes pour leurs commandites (p. ex. les pauses-café, les CD ou les boîtiers de CD) : Crowley Micrographics Inc., PromoMedia Group Inc., Tunstall & Tunstall Inc., Zomax Canada Company et ROMifications Publishing Inc.