Soins des collections sur support électronique des petits musées et archives

ÉTAPE 1 – Inventaire de la collection

Inventaire des collections sur support électronique

Pour établir une stratégie de préservation des supports électroniques, les musées doivent disposer de l’information suivante :

• le contenu de la collection;
• l’état physique, ou la « santé » de la collection;
• l’infrastructure de soutien (logiciels d’exploitation, autres logiciels, matériel).

Pour recueillir cette information, il faut poser quatre questions importantes :

1. Quels genres de supports électroniques y a-t-il dans la collection?
2. Quels appareils ou logiciels faut-il utiliser pour accéder à l’information, et est-ce qu’il y en a sur place?
3. Dans quel état se trouvent les divers supports?
4. Quelle est l’importance du contenu enregistré?

1. Quels genres de supports électroniques y a-t-il dans la collection?

Pour mesurer adéquatement l’ampleur des efforts de préservation requis, répondre aux questions suivantes :

• Quels types de supports vidéo et audio et quels formats de fichier y a-t-il dans la collection?
• Combien y a-t-il de CD et de DVD dans la collection, et de quels types sont-ils?
• La collection contient elle des disques magnétiques ou d’autres formats, comme la mémoire flash?

Les sites Web suivants offrent de plus amples informations sur les formats des supports électroniques :

• VidiPax (discussion sur la restauration et la préservation des données, des films et des supports audio et vidéo)
• Texas Commission on the Arts (Guide d’évaluation et d’identification des bandes vidéo)
• Wikipedia (discussion sur les formats des bandes numériques)
• The PC Guide (information sur les disques durs)
• Steve’s Digicams Online, Inc. (discussion sur les cartes à mémoire flash)

2. Quels appareils ou logiciels faut-il utiliser pour accéder à l’information, et est-ce qu’il y en a sur place?

Sans les appareils nécessaires et, peut-être, les logiciels qui ont servi à enregistrer l’information, celle-ci ne pourra être lue. Il est donc important de déterminer quelle proportion de la collection a été enregistrée avec du matériel ou des logiciels que l’on ne peut plus se procurer.

Si vous voulez récupérer l’information que contiennent ces supports, mais ne possédez pas la technologie nécessaire sur place, il faudra :

• acheter l’équipement nécessaire;
• envoyer les supports à des compagnies spécialisées dans la conversion de l’information du matériel et des logiciels désuets au nouveau format retenu.

Pour déterminer quels supports nécessiteront une intervention rapide de votre part, se tenir au courant des tendances du marché.

3. Dans quel état se trouvent les divers supports?

Les supports magnétiques et les disques optiques sont vulnérables à divers problèmes, tant chimiques que physiques.

Prendre note des articles abîmés et décrire leur état. Les supports endommagés peuvent nécessiter un traitement immédiat afin d’empêcher la perte des supports ou de l’information qu’ils renferment. L’information sur des supports endommagés doit être transférée dès que possible sur de nouveaux supports.

Pour en savoir plus, consulter les divers Bulletins techniques de l’ICC, dont le BT no 27 Techniques de restauration des supports d’information modernes détériorés ou endommagés.

4. Quelle est l’importance du contenu enregistré?

Déterminer s’il y a des documents uniques dans votre collection sur support électronique. Il y a peut-être des bandes vidéo sur des célébrités décédées ou des événements importants, des bandes audio dans des langues menacées ou encore des données scientifiques exceptionnelles sur CD ou sur DVD. Ces articles de grande importance constituent une priorité dans le domaine de la préservation. Ils peuvent également servir à mousser l’intérêt en vue d’obtenir des fonds pour les travaux de préservation – non seulement des articles eux-mêmes, mais également du reste de la collection. Dans les petits établissements, il est possible d’effectuer l’évaluation en parallèle avec l’inventaire de l’état des supports.

La réalisation de l’étape 1 fournit l’information nécessaire pour l’étape 2 : Pratiques d’entreposage améliorées.