Le « reformatage » est le terme technique qui désigne le transfert de l’information d’un support à un autre. Lorsque les formats des supports électroniques ou les technologies nécessaires pour les lire deviennent désuets, cette étape est prioritaire. L’entreposage de supports électroniques pendant plusieurs années sans reformatage pour assurer leur préservation entraînera la perte d’information.
En fin de compte, il faudra probablement transformer tous les enregistrements audio et vidéo analogiques en format numérique. Il sera par conséquent nécessaire de prévoir une importante capacité d’entreposage pour l’information numérique. L’idéal est d’utiliser des systèmes modernes d’entreposage d’information électronique comme le système RAID (réseau redondant de disques indépendants), qui comporte plusieurs disques rigides sur lesquels l’information est répartie et reproduite. Un système RAID offre plusieurs avantages :
Actuellement, ce genre de système haute capacité est sans doute hors de prix pour la plupart des petits musées au Canada. Comme solution de rechange, ils peuvent continuer d’utiliser les supports optiques ou les bandes magnétiques. L’efficacité de cette solution provisoire dépendra de la stabilité du format choisi et du temps pendant lequel la technologie nécessaire pour sa lecture demeurera disponible.
Le reformatage de l’information commence par le choix d’un format de fichier approprié.
On trouve sur le marché au Canada plusieurs types de CD et de DVD pour archivage avec couche en or.
Pour assurer la récupération future de l’information, il vaut mieux enregistrer l’information numérique dans des formats de fichier normalisés. Il est évidemment préférable de limiter le nombre de formats de fichier. Divers organismes de normalisation, telle que l’Organisation internationale de normalisation (ISO), prescrivent de plus en plus souvent des formats de fichier normalisés pour l’information textuelle, audio et vidéo. Par exemple, le format PDF est l’idéal pour les fichiers texte.
Pour en savoir plus sur les normes de l’ISO sur les formats de fichier, consulter la page « Norme ISO 19005 1:2005 ».
Pour en savoir plus sur le format PDF, consulter la page « PDF as a Standard for Archiving »
Après le reformatage, il faudra enregistrer l’information numérisée sur un nouveau support. Il existe plusieurs options :
Le support choisi doit offrir les caractéristiques suivantes :
Pour une stabilité maximale, l’ICC recommande l’utilisation de supports stables comme les disques CD ou DVD enduits d’une couche réfléchissante en or métallique. Pour les disques CD R, lire la documentation du fabricant pour s’assurer qu’un colorant stable, comme la phtalocyanine, a été utilisé pour leur fabrication. On peut acheter ces disques directement sur les sites Internet de plusieurs fournisseurs, ou chez des marchands d’articles et d’accessoires de conservation.
De nombreuses entreprises offrent des services de reformatage des documents audio et vidéo analogiques en format CD, DVD ou autres formats de supports numériques. On peut également acheter du matériel relativement peu coûteux pour faire ce travail sur place, comme l’enregistreur DVD DMRES36V de Panasonic, qui permet de numériser les bandes VHS sur disque DVD.
Avant d’adopter une technique ou une approche particulière, que ce soit sur place ou en faisant appel à des services externes, s’assurer que la perte de la qualité de l’image ou du son du produit fini qu’entraîne le processus est minimale. Avant de se lancer dans un projet de grande envergure, effectuer toujours des tests pour évaluer la qualité du reformatage.
Étape 4 – La documentation constitue l’étape finale de toute stratégie de préservation des supports électroniques.
