Développer de bonnes pratiques de documentation. En effet, une bonne documentation facilite la recherche des documents audio ou vidéo et permet de connaître l’historique de l’information.
La documentation (appelée également métadonnées) pour chaque document sur support électronique doit comporter les éléments suivants :
Il faut consigner tous les détails techniques et toutes les procédures utilisées pour le reformatage dans des manuels, qui expliquent chaque mesure étape par étape. Chaque fois qu’une nouvelle procédure est réalisée, il faut mettre à jour ces manuels. Les manuels contribueront non seulement à mettre en place des pratiques normalisées, mais serviront également à former le personnel sur les procédures appropriées de gestion des collections numériques.
